Asistente Administrativo y Logístico(a)

ejecución de las actividades académicas de la Facultad.

Misión del cargo

usuarios.

1. Tramitar solicitudes

• Gestionar ante unidades internas y proveedores externos los requerimientos logísticos necesarios para la ejecución de actividades académicas.
• Apoyar al gestor logístico en la atención y trámite de las solicitudes asignadas, así como en otras actividades necesarias para la operación.
• Verificar que las solicitudes se gestionen de acuerdo con los lineamientos, tiempos y políticas institucionales de la Universidad.

1. Hacer seguimiento a los

• Solicitar los recursos necesarios para las actividades académicas, tales como espacios, alimentación institucional, equipos audiovisuales, portátiles (Móvil Express) y otros apoyos logísticos.
• Tramitar memorandos para autorizaciones de ingreso, requerimientos especiales y solicitudes de transporte según las necesidades de cada actividad.
• Hacer seguimiento al estado de las solicitudes hasta su confirmación y disponibilidad para el desarrollo de las actividades.

1. Apoyar el trámite

• Realizar el registro de pre cuentas y apoyar el proceso de pago a proveedores de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Revisar y organizar la documentación asociada a los servicios logísticos y administrativos, asegurando que esté completa para su trámite.
• Mantener actualizados los soportes y registros de solicitudes, servicios y comunicaciones relacionadas con la operación logística.

1. Brindar apoyo operativo

• Verificar al inicio de las actividades programadas la disponibilidad de espacios, recursos y servicios solicitados.
• Atender de manera oportuna incidentes o novedades logísticas que puedan presentarse e informar al gestor logístico cuando sea necesario.
• Apoyar el adecuado desarrollo de las actividades, contribuyendo a una experiencia positiva para los participantes.

1. Apoyar las etapas de

• Participar en las actividades de alistamiento previo a cada evento o actividad programada.
• Apoyar las tareas operativas durante el desarrollo de las actividades y en las acciones de cierre y desmontaje.
• Reportar novedades y registrar información que contribuya al seguimiento y mejora de la operación logística.

Expectativas del perfil que

buscamos:

• Una persona con orientación al detalle,

• Técnico o tecnólogo(a) en Administración,

• Experiencia:

instituciones educativas o en eventos corporativos). Manejo de logística de eventos, coordinación de espacios, tecnología, proveedores, inventarios y checklists, gestión documental y trazabilidad (registro de evidencias, bitácoras, control de versiones y archivo).