Asistente Administrativo(a)

Garantizar el correcto funcionamiento administrativo (asuntos contables, financieros y pagos salariales), mediante el adecuado uso de técnicas, herramientas y normatividad vigente, para contribuir al funcionamiento eficiente y de calidad del programa.

1. Gestionar el uso transparente de los recursos y el correcto registro contable.

1. Realizar la planeación, ejecución y control del presupuesto del programa.
2. Registrar los movimientos contables

1. Realizar las conciliaciones contables.

1. Manejo de la Caja Menor de acuerdo a las orientaciones de la Coordinación Administrativa y Contable o Gerencia del Programa.
2. Enviar oportunamente la información del programa a la Oficina Nacional y a los socios cofinanciadores
3. Capacita a los/as colaboradores/as en los procesos administrativos y la política de Integridad.
4. Atender las necesidades de suministros del programa, realizando compras y pago a proveedores, en el marco de los lineamientos y políticas organizacionales

1. Coordinar la atención de eventos organizacionales y externos

1. Apoyar a la Gerencia o Coordinación en temas logísticos de eventos.
2. Garantizar condiciones óptimas para el hospedaje, alimentación, suministro de materiales y transporte, entre otros, de participantes en eventos desarrollados
3. Coordinar la logística para la atención de eventos organizacionales

1. Procesamiento y gestión documental

1. Mantener la información administrativa actualizada y bajo los lineamientos organizacionales.
2. Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes
3. Redactar y digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas
4. Realizar el archivo de documentación
5. Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las normas vigentes

1. Realizar inventarios y manejo de recursos físicos

1. Aplicar los procesos Administrativos orientados desde la ON.
2. Registrar entradas y salidas de objetos siguiendo los procedimientos establecidos
3. Realizar los registros contables y/o administrativos
4. Inventariar los materiales, equipos y elementos, teniendo en cuenta los procedimientos y lineamientos organizacionales

1. Trabaja de manera articulada con el Técnico de Gestión Humana, validando la información de las novedades de nómina que se reportan a la ON.

1. Organiza la información de las novedades de nómina mensuales y es el encargado/a del reporte a la ON.
2. Verifica la planilla de novedades y es el encargado/a de reportar las novedades a la ON.
3. Hace seguimiento a casos especiales
4. En situaciones de alto flujo de trabajo o contrataciones masivas apoya las tareas de contratación, afiliaciones y archivo.

1. Supervisar y acompañar el trabajo del equipo de servicios generales

1. Cumplir con la gestión adecuada de las tareas asignadas con calidad y oportunidad.
2. Promueve las políticas y valores organizacionales.
3. Promueve acciones, políticas, capacitaciones y ambientes seguros desde los procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo para la adecuada gestión de las tareas del equipo de trabajo.
4. Lidera los procesos de desarrollo de capacitaciones del equipo
5. Gestiona los elementos de protección personal
6. Hace el monitoreo y seguimiento a los planes de trabajo
7. Capacita y hace el seguimiento al equipo en procesos de gestión de desempeño

1. Gestionar la información contable y financiera delegada por el Coordinador/a o la Gerencia del Programa

1. Mantener la información conforme a los lineamientos contables y financieros de la organización.
2. Mediante los registros y procesos establecidos desde la ON
3. Mantener actualizadas las bases de datos, indicadores o reportes
4. Demás informes o reportes solicitados por la coordinación o gerencia.

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide