Asistente Comercial y Administrativa

Indicaciones contractuales:

SI NO ESTA UBICADO EN EL ORIENTE ANTIOQUEÑO, FAVOR NO POSTULARSE.

• Disponibilidad para asistir a reuniones virtuales y dar seguimiento constante a procesos comerciales y administrativos.
• Es indispensable contar con excelente capacidad de organización, seguimiento y autogestión.
• Se valorará experiencia previa en agencias de marketing, empresas de servicios o entornos dinámicos con manejo simultáneo de múltiples procesos.
• La persona deberá manejar información confidencial de clientes, proveedores y procesos internos de la compañía.
• Se espera alta capacidad de comunicación escrita y verbal, atención al detalle y orientación a resultados.
• Deseable manejo de herramientas como Google Workspace, CRM, Trello o similares.

• Entablar y fortalecer relaciones con entidades que apoyen el crecimiento empresarial e internacionalización, como ProColombia, Fenalco, cámaras de comercio, clusters y aliados estratégicos.
• Identificar oportunidades de participación en ferias, eventos, ruedas de negocios, macrorruedas y espacios comerciales relevantes para la compañía.
• Redactar, gestionar y hacer seguimiento a contratos comerciales con clientes y proveedores.
• Coordinar procesos de firma de contratos y actualización documental.
• Gestionar inscripciones de la empresa como proveedor en diferentes plataformas y clientes corporativos.
• Apoyar procesos de licitación pública y privada, incluyendo recopilación, organización y seguimiento de documentación requerida.
• Coordinar con contabilidad el proceso de creación e inscripción de nuevos clientes.
• Llevar control y seguimiento del equipo comercial: número de reuniones, cierres, tasa de conversión, clientes activos por país, metas comerciales y otros indicadores clave.
• Actualizar bases de datos comerciales, CRM y reportes de seguimiento.
• Hacer seguimiento al pipeline comercial y alertar posibles riesgos o retrasos.
• Apoyar la atención y direccionamiento de leads comerciales cuando sea requerido.
• Realizar análisis constante de competencia, tendencias del mercado y benchmarking.
• Identificar oportunidades de mejora en servicios, procesos y propuestas comerciales frente a la competencia.
• Buscar y evaluar proveedores estratégicos nacionales e internacionales: diseñadores, redactores, desarrolladores, consultores, agencias aliadas y proveedores especializados.
• Negociar tarifas y condiciones comerciales buscando eficiencia y rentabilidad para la compañía.
• Apoyar la búsqueda de alianzas estratégicas y nuevas oportunidades de crecimiento.
• Hacer seguimiento a propuestas comerciales enviadas y apoyar procesos de cierre.

• Coordinar con el área contable la actualización y organización de documentación necesaria para pagos, facturación y procesos con clientes.
• Solicitar órdenes de compra a clientes en los tiempos adecuados para garantizar una correcta facturación y flujo operativo.
• Apoyar procesos de compras internas de equipos, herramientas, licencias y recursos necesarios para la operación de la agencia.
• Solicitar cotizaciones y comparar proveedores según costos, tiempos y necesidades operativas.
• Llevar control básico de licencias, suscripciones y herramientas digitales utilizadas por el equipo.
• Organizar y mantener actualizada la documentación administrativa y contractual de la compañía.
• Apoyar procesos de onboarding administrativo para nuevos colaboradores y proveedores.
• Coordinar requerimientos administrativos solicitados por clientes, aliados o plataformas externas.
• Hacer seguimiento a vencimientos, renovaciones y documentos importantes para la operación.
• Apoyar la estructuración y mejora de procesos internos para optimizar tiempos y organización.
• Coordinar necesidades logísticas y administrativas relacionadas con reuniones, eventos o actividades internas.
• Revisar posibles obligaciones o beneficios relacionados con contratación de practicantes o aprendices.
• Brindar apoyo operativo y organizacional a las diferentes áreas cuando sea requerido.

Educación mínima: Bachillerato / Educación Media

2 años de experiencia

Conocimientos: Capacidad de asesorar, Base de datos, Enfoque a resultados, Marketing, Microsoft excel, Organización, Seguimiento, Servicio al cliente, Conectividad

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, salesman, saleswoman, seller, vendedor, comercial, salesperson